Comment structurer des expériences à distance significatives

À la fin de l'année 2020, de nombreux enseignements ont été tirés du passage forcé aux programmes de stages à distance. L'année qui a vu l'annulation de près de la moitié des stages aux États-Unis a transformé les éléments de base des premières réserves de talents des entreprises. Selon une étude menée par URx en partenariat avec Symba, 54 % des employeur.euse.s ont pris l'audacieuse décision de partir à l'étranger, dont 49 % ont réduit la durée de leur programme et 25 % sa taille. Plus que prévu, le passage complet à un programme de stages à distance s'est avéré être un défi majeur pour plus de 90 % des responsables du recrutement universitaire.

Cependant, les défis que représente le fait de devoir soudainement mettre en place des programmes à distance jettent les bases pour aller de l'avant. Plus de 70 % des employeur.euse.s s'engagent à accueillir leurs programmes de stages à distance cette année. Si 2020 était la période d'essai, 2021 offre aux employeur.euse.s la possibilité de tirer les leçons de l'expérience acquise et de mettre en place des programmes à distance significatifs. Inspirés par l'expérience de plus de 5 000 programmes de stages, voici les trois étapes de Symba pour favoriser l'engagement et la collaboration des stagiaires à distance.

1. Mettez votre programme sur la voie du succès avec des objectifs et des normes clairs

Comme l'an dernier, les stages à distance sont une expérience différente de celle d'un stage en personne. Une excellente préparation, ou l'absence de préparation, peut vraiment faire la différence entre un programme de stage à distance et un stage en personne. Il est essentiel que les employeur.euse.s définissent ce que signifie le passage à la formation à distance pour chaque partie prenante, y compris les responsables de stage, les mentor.e.s et les chef.fe.s d'entreprise. La conception d'un programme de stage à distance réussi nécessite une direction et une définition claires. Voici comment vous pouvez mettre en place votre programme pour qu'il soit couronné de succès grâce à des attentes claires :

• Facteurs de soutien : Les programmes de stages réussis établissent des normes de communication avant le premier jour des stagiaires. Il s'agit de déterminer les principales parties prenantes, de définir les projets et de fixer les attentes en matière de communication. En plus de ces normes, nous conseillons souvent d'organiser des séances d'accueil virtuel spécialement pour les responsables de stage.
• Objectifs d'apprentissage : Motiver vos stagiaires à identifier où il.elle.s se situeront à la fin de leur stage. Un moyen important de motiver les stagiaires est de s'assurer que les tâches qui leur sont assignées leur permettent de travailler à la réalisation de leurs objectifs d'apprentissage, qui peuvent être consignés dans un accord d'apprentissage au début du stage.
  

2. Inclure la programmation de l'engagement à distance

L'enquête de Deloitte sur les tendances mondiales du capital humain en 2020 a révélé que ceux et celles qui éprouvent un sentiment d'appartenance à leur équipe sont en mesure de contribuer à des résultats professionnels plus significatifs. Afin de favoriser l'appartenance dans un environnement éloigné, les programmes de stages devraient comprendre des activités virtuelles régulières en dehors des projets liés au travail. Pour vous assurer de structurer des expériences à distance significatives, assurez-vous de planifier à l'avance, d'être créatif et de vous amuser! Voici quelques moyens pour les employeur.euse.s de favoriser l'engagement et la collaboration des stagiaires :

• Activités de renforcement d'équipe: Les appels Zoom à thème, les chasses au trésor virtuelles et même les jeux de la Coupe de la maison à la Harry Potter sont parmi les activités les plus originales et les plus intéressantes que nous ayons vues jusqu'à présent.
• Espace de dialogue : Soyons réalistes, il est difficile de recréer l'aspect humain inhérent aux stages en personne ; cependant, les équipes qui ont mis en place avec succès des outils à distance pour connecter leurs stagiaires obtiennent des résultats plus élevés en matière de collaboration et de NPS que les autres programmes. Offrir un espace à vos stagiaires pour discuter de leurs expériences communes peut être aussi simple qu'un canal Slack lié à un "hobby".
  
  

3. Organiser un événement de fin de programme

Tout comme les programmes en personne, les programmes de stages à distance n'ont de valeur que dans la mesure où les participant.e.s ont acquis des connaissances. À la fin d'un programme à distance réussi, les stagiaires devraient être en mesure de retracer leur impact et de se sentir partie prenante de la mission plus large de l'organisation. Afin de mettre en valeur les contributions de vos stagiaires, il est essentiel d'organiser une fête de fin de programme qui comprend les aspects suivants :

• Présentation virtuelle à la haute direction : À la fin du programme, une présentation virtuelle permet non seulement aux stagiaires de faire une présentation devant la direction générale, mais aussi aux coordonnateur.trice.s du programme de mettre en évidence le succès global du programme et la contribution de leurs stagiaires.
• Et 1 : Il est important d'investir dans le développement professionnel de vos stagiaires au-delà des projets liés au travail. Le concept "Et 1" encourage les stagiaires à travailler sur un projet ou une initiative passionnelle en dehors de leurs prestations professionnelles, comme le bénévolat pour une organisation à but non lucratif, la création de leur propre application à partir de zéro ou l'apprentissage d'une nouvelle langue ou d'un nouvel instrument.

Dans l'ensemble, le fait de favoriser des expériences à distance significatives garantit une atmosphère de responsabilité, d'appartenance et d'objectif pour les stagiaires tout en garantissant que votre programme à distance est aussi valable, voire plus, que le stage traditionnel. En mettant en œuvre ces aspects et en structurant vos programmes de manière à ce que l'engagement et la collaboration soient les principaux piliers, vous ouvrez la voie à des programmes à distance réussis et significatifs.  

Pour plus de ressources sur les programmes de stages à distance debout, nous vous invitons à visiter le site Symba.io.

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Par : L'équipe Symba

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A propos de l'auteure :

Paula Mora est une entrepreneuse sociale ayant une expérience du commerce international et une membre fondatrice de Symba. Symba, une start-up technologique fondée entièrement par des femmes, aide les entreprises à préparer l'avenir du travail par le biais de stages à distance. Avant de rejoindre Symba, Paula a terminé ses études supérieures à l'école de commerce IE en Espagne et a travaillé à la Banque mondiale. Paula est passionnée par le développement professionnel des jeunes à risque, des immigrant.e.s et des personnes de couleur.

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