Comment développer votre entreprise grâce aux stages virtuels

Le mardi 29 septembre, Riipen a organisé une table ronde lors de la Vancouver Startup Week 2020, consacrée aux moyens de développer votre entreprise grâce à des stagiaires virtuels. Nous avons été rejoints par quatre étudiant.e.s qui ont effectué des stages virtuels cet été en raison des restrictions imposées par COVID-19.
30 septembre 2020
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Le mardi 29 septembre, Riipen a organisé une table ronde lors de la Vancouver Startup Week 2020, consacrée aux moyens de développer votre entreprise grâce à des stagiaires virtuel.le.s. Nous avons été rejoints par quatre étudiant.e.s qui ont effectué des stages virtuels cet été en raison des restrictions imposées par COVID-19. Il.Elle.s ont partagé leurs expériences et leurs points de vue sur la façon dont il.elle.s créent de la valeur pour leurs employeur.euse.s à distance. Continuez à lire les principaux points à retenir et un résumé des sujets de discussion de la table ronde d'hier soir.


Rencontrez les stagiaires

Le panel "Croître avec des stages virtuels" était animé par Jan Natividad, responsable du marketing de la croissance chez Riipen, et présentait quatre étudiant.e.s qui avaient déjà effectué des stages dans des domaines très variés.

  • Yogamaya Singh est étudiante à la Sauder School of Business de l'université de Colombie-Britannique. L'été dernier, elle a travaillé chez Riipen en tant que stagiaire en marketing.
  • Priscilla Lam est étudiante à l' université Simon Fraser et a passé l'été à travailler avec League of Innovators (LOI), une organisation caritative nationale canadienne dont l'objectif est de développer le sens de l'entreprise chez les jeunes, de la découverte à l'accélération.
  • Emily Gubski est membre de la faculté de médecine de l'Université de la Colombie-Britannique et a déjà effectué quelques stages, notamment en tant que bioinformaticienne au Single Cell Sequencing Core de l'Université de la Colombie-Britannique.
  • Jonathon Lee est étudiant à l'université polytechnique de Kwantlen et a effectué son premier stage en tant qu'ingénieur stagiaire chez Gowin Semiconductor.

Pour commencer

Nous avons commencé par demander aux stagiaires comment était leur expérience pendant les premiers jours de leur stage.

Emily a trouvé que le début a été assez difficile, car elle cherchait à tout comprendre et a dû traiter la masse d'informations qui lui était présentée. Elle a également dû déterminer les processus de RH qui auraient été traités en personne et les a transmis virtuellement par courrier électronique, documents Google et réunions en ligne.

Jonathon, qui occupait un poste d'ingénieur, a pris beaucoup de temps pour se familiariser avec la technologie avec laquelle il travaillait. En tant qu'étudiant basé en Colombie-Britannique et travaillant pour un employeur américain, il a éprouvé des difficultés à organiser des réunions à un moment qui convenait aux deux parties.

Yogmaya et Priscilla ont trouvé que la transition vers le travail en ligne était simple et qu'il y avait beaucoup de temps pour examiner les documents et établir son propre calendrier. 

Bien qu'il y ait une courbe d'apprentissage pour chacun, avec le temps, chacun s'est adapté à ce nouvel environnement virtuel et a commencé à trouver un flux de travail qui lui convenait.

Une journée dans la vie de

Ensuite, nous avons demandé aux stagiaires quel était le plus grand changement dans leur emploi du temps quotidien, à savoir le passage d'un environnement en personne à un environnement virtuel.

Priscilla a estimé que la plus grande différence dans sa journée de travail était le temps gagné en n'ayant pas à se déplacer. Elle a pu remplacer ce temps par d'autres choses, comme des promenades pour simuler son trajet, ou simplement du temps pour se détendre. Pendant sa journée, elle était sur son ordinateur, ce qui n'aurait pas changé si elle était allée au bureau, mais les réunions en personne lui manquent.

Yogmaya a souligné que les réunions doivent être planifiées virtuellement en raison des méthodes de communication, alors qu'en personne, elles peuvent être spontanées. Un conseil utile qui lui a semblé efficace a été de séparer son espace de travail de sa chambre à coucher, de sorte qu'elle ait l'impression de passer réellement en mode travail.

Emily était heureuse de pouvoir programmer sa journée comme elle le souhaitait et, comme elle avait plusieurs stages en même temps, elle a pu compiler ses stages/projets et décider quand travailler sur quoi, ce qui n'aurait pas été possible si elle avait passé toute la journée dans le laboratoire d'un de ses stages.

Culture d'équipe

Un autre aspect important d'un stage est l'équipe avec laquelle vous travaillez. Nous avons demandé aux stagiaires à quoi ressemblait cette interaction à distance et comment ils restaient motivés lorsqu'ils ne pouvaient pas rencontrer leur équipe en personne.

Priscilla a travaillé avec une équipe de 4 personnes, les interactions n'ont donc pas été difficiles et elle ne s'est jamais sentie distante. Ils se tenaient au courant tous les jours et la communication restait constante pour s'assurer que tout le monde était au courant de ce que faisait chaque membre de l'équipe. 

Les réunions ont également été de très bonnes sources de motivation pour Priscilla. Elles étaient inscrites dans son calendrier pour lui rappeler qu'elle allait parler à quelqu'un d'autre et elle utilisait les réunions dans son agenda comme un planificateur pour savoir quand faire les choses. Les réunions qu'elle redoutait dans le passé sont devenues des réunions qu'elle attendait avec impatience, juste pour cette interaction sociale. 

Jonathon travaillait uniquement avec son superviseur. Ce n'est que pendant les deux derniers mois de son stage qu'il a commencé à travailler avec deux autres ingénieurs. Il a interagi avec son groupe principalement par le biais de Skype dans lequel ils n'envoyaient pour la plupart que des messages écrits. Cependant, Jonathan aurait souhaité qu'il y ait plus de communication, ce qui, selon lui, l'aurait aidé à rester plus engagé dans son travail.

Emily a eu de nombreuses rencontres individuelles et a vraiment apprécié ces rencontres uniquement pour l'interaction sociale. Elle se souvient que dans l'un de ses postes, elle ne connaissait qu'un seul de ses managers. Elle aimerait pouvoir interagir avec plus de personnes.

Une chose qu'Emily a trouvée très utile et motivante est la communication ouverte dont elle a bénéficié pendant ses stages. Bien qu'elle n'ait pas pu rencontrer ses collègues de travail, elle s'est sentie capable de poser toutes les questions qu'elle voulait à tout moment. Tout au long du processus d'intégration, des réunions quotidiennes ont été organisées pour répondre aux questions et à toute autre demande liée à l'intégration. Au fil du temps, les réunions sont passées à une ou deux fois par semaine mais sont restées efficaces.

Yogmaya a eu plusieurs réunions tout au long de la semaine, aussi bien des réunions individuelles que des réunions d'équipe. Elle a également pu poser toutes ses questions lors de séances "Ask Me Anything" organisées par différents responsables de l'entreprise. Il y avait également un programme "Coffee Buddies" pour vous aider à rencontrer des personnes différentes chaque semaine.

Yogmaya estime qu'elle travaille mieux lorsqu'elle a des personnes avec lesquelles elle peut échanger ses idées, c'est pourquoi les réunions individuelles ont été une grande source de motivation pour elle. Ces réunions lui ont rappelé la situation dans son ensemble, car en voyant ce que les autres faisaient, elle s'est sentie inspirée. Ces petites interactions humaines fréquentes l'ont aidée à garder les pieds sur terre.

Avantages du travail virtuel

Bien que le travail à distance soit une expérience nouvelle pour beaucoup, il a aussi ses avantages. Voici ce que les stagiaires ont identifié comme étant des aspects de leur stage qui, en réalité, fonctionnent mieux de manière virtuelle.

Priscilla avait le sentiment que son meilleur travail créatif venait quand elle était à l'aise, donc le fait de pouvoir travailler chez elle lui permettait vraiment d'explorer de nouvelles idées. Jonathon travaille avec des logiciels et la plupart de ses travaux étaient de toute façon en ligne, mais il a également fait savoir qu'il aimait pouvoir travailler dans son propre espace.

Yogmaya a apprécié d'avoir l'indépendance et la capacité de créer son propre emploi du temps tout en réalisant un travail basé sur un projet. Les délais étaient flexibles et elle a pu découvrir quel flux de travail lui convenait le mieux. Il était également plus facile de poser des questions parce que vous avez le temps de réfléchir tout en tapant, au lieu de demander en personne si vous ne pouvez pas éditer.

Pour une extravertie comme Emily, le bruit de fond lui manque et elle a l'impression qu'il y a un certain décalage dans la communication entre le moment où elle pose sa question et celui où elle obtient une réponse. Cependant, elle a pu s'adapter rapidement à un environnement de travail plus calme.

Conseils pour réussir

Pour conclure le panel, nos stagiaires discutent de la manière dont il.elle.s ont fixé des objectifs et utilisé leurs placements virtuels pour se développer. Voici quelques uns de leurs meilleurs conseils :

  • Discutez des attentes avec votre équipe afin d'établir ce que l'on attend de vous
  • Se sentir à l'aise pour faire des erreurs et poser des questions
  • Choisissez un stage dans lequel vous ne savez pas encore tout pour maximiser vos chances d'apprendre
  • Il est préférable de surcommuniquer avec votre équipe
  • Concentrez-vous sur la valeur plutôt que sur le profit et vous verrez la différence que cela fait dans votre travail
  • Fixez des objectifs à court terme ainsi qu'à long terme ; il sera motivant d'atteindre des objectifs à court terme et vous aurez le sentiment de progresser
  • Le stage n'est pas limité au temps que vous passez en ligne, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous apprenez et à la façon dont il peut s'intégrer dans d'autres aspects de votre vie

Tou.te.s les étudiant.e.s ont reçu des commentaires positifs de leurs employeur.euse.s, certains étant même restés pour poursuivre leur travail dans l'entreprise. Le recours aux stages virtuels est un excellent moyen de faire progresser votre entreprise et de réaliser des projets que vous n'auriez normalement pas le temps ou les ressources nécessaires pour mener à bien vous-même.

Merci à la Vancouver Startup Week et à Emily, Yogmaya, Priscilla et Jonathon pour avoir partagé leurs expériences et rendu ce panel possible. Pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur les stages virtuels, vous pouvez visiter notre site web ou contacter notre équipe à l'adresse internships@riipen.com


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