L'étiquette du stage : Maîtriser la communication et l'escalade des problèmes avec les employeurs

9 mai 2024
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Ce n'est un secret pour personne que les stages sont difficiles à trouver, moins d'un quart des étudiants et des jeunes diplômés les ayant effectués en 2021. Avec le développement des stages virtuels et des possibilités d'apprentissage par l'expérience, il est de plus en plus facile de décrocher l'une de ces places convoitées. 

Mais une fois que vous avez décroché un stage, la navigation dans les règles non écrites de l'environnement professionnel devient l'obstacle suivant. Au-delà des compétences techniques propres à votre domaine, la maîtrise de l'étiquette du stage - comment communiquer efficacement avec ses collègues, quand et comment faire remonter les problèmes, et comment laisser une impression positive durable - devient cruciale. 

Ces compétences sont souvent les héros méconnus du développement de début de carrière, essentielles pour passer d'un cadre académique à un cadre professionnel. Et c'est exactement ce que cet article va explorer.

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Comprendre l'étiquette du stage

Les stages constituent votre entrée dans le monde professionnel et vous apprennent à allier professionnalisme et personnalité, une combinaison essentielle pour façonner votre carrière. Il est essentiel de faire une bonne première impression, car il est difficile de se remettre d'une mauvaise impression. De quoi avez-vous besoin pour faire une bonne première impression ? 

  • Tenue professionnelle : Votre apparence, que ce soit en personne ou en ligne, en dit long sur votre professionnalisme. Il s'agit de trouver un équilibre entre le style personnel et le code vestimentaire du lieu de travail.
  • Une communication efficace : Une communication claire et concise, combinée à une écoute active et à des réponses réfléchies, améliore à la fois votre expérience de stage et vos relations sur le lieu de travail.
  • Bonne conduite : La ponctualité, la fiabilité, le respect, l'initiative et le travail en équipe mettent en valeur votre professionnalisme et sont essentiels à la réussite de votre stage et à vos futures opportunités de carrière.

Ensemble, ces comportements sont essentiels non seulement pour la réussite d'un stage, mais aussi pour jeter les bases d'opportunités professionnelles futures.

Stratégies de communication de base pour les stagiaires

L'entrée en stage peut s'apparenter à l'apprentissage d'une nouvelle langue, dans laquelle vous devez rapidement apprendre et développer un ton professionnel qui vous permette d'exprimer clairement vos idées. Mais en plus de cela, vous devez être capable d'écouter et de répondre de manière appropriée. 

Comment y parvenir ? Décortiquons ces principes de base pour nous assurer que vous n'êtes pas seulement entendu, mais aussi compris et respecté.

  • Clarté et concision : Il est essentiel d'aller droit au but. Avant d'envoyer un courriel ou de prendre la parole lors d'une réunion, pensez à simplifier votre message sans omettre les détails essentiels. Essayez d'être direct sans complexité inutile.
  • Un ton professionnel : La manière dont vous transmettez votre message est aussi importante que son contenu. Il est essentiel de trouver un équilibre entre le respect professionnel et votre personnalité unique. Utilisez des ressources, comme les conseils de professionnels en matière de médias sociaux, pour affiner un ton à la fois authentique et approprié.
  • L'écoute active : S'intéresser véritablement aux paroles des autres est une compétence fondamentale. Montrez que vous écoutez en maintenant un contact visuel, en hochant la tête et en offrant des remerciements verbaux. Répondre de manière réfléchie prouve que vous avez compris leur point de vue.

Les médias sociaux peuvent être une source étonnamment riche de conseils en matière de communication professionnelle. Par exemple, des créateurs comme Loe Haley, sur des plateformes comme Instagram et TikTok, donnent des indications sur la manière d'adopter un ton professionnel tout en gardant sa personnalité intacte. Bien que certaines suggestions puissent sembler peu conventionnelles, elles peuvent s'avérer incroyablement utiles pour naviguer dans les nuances de l'étiquette des stages professionnels.

Communication écrite dans un environnement professionnel

La communication ne consiste pas seulement à parler à quelqu'un en face à face. En fait, la communication écrite est sans doute plus importante car elle fournit une trace écrite littérale de ce que vous avez dit. La maîtrise de la communication écrite est particulièrement importante dans les stages à distance et hybrides, où les courriels, Slack, Google Meet et Zoom constituent le cœur de la communication. Voici comment vous assurer que votre communication est parfaite.

Courriel

  • Les lignes d'objet doivent être claires et directes.
  • Commencez par une salutation formelle et terminez par une signature professionnelle.
  • Allez droit au but dans vos messages. 

Slack et plateformes similaires

  • Répondez rapidement pour montrer que vous respectez le temps de votre équipe.
  • Restez professionnel, mais adaptez votre ton à la culture de l'entreprise.
  • Utilisez des émojis si nécessaire pour refléter l'ambiance de l'équipe.

Google Meet/Zoom

  • Veillez à ce que votre décor et votre tenue soient adaptés au travail.
  • Participer activement et faire preuve de professionnalisme tout au long de l'appel.

N'oubliez pas que chaque plateforme a ses propres normes. Observez et adaptez-vous à la façon dont vos coéquipiers communiquent, et n'ayez pas peur de demander des éclaircissements. 

Aborder le retour d'information et la critique de manière constructive

Le retour d'information et la critique, bien qu'ils soient parfois décourageants, sont d'une valeur inestimable pour le développement professionnel, en particulier dans les phases de formation de votre carrière. Les stages constituent une plateforme unique d'apprentissage et de développement, où le retour d'information n'est pas seulement inévitable, mais essentiel. 

Voici comment aborder le retour d'information de manière constructive et l'utiliser comme catalyseur du développement professionnel.

  • Abordez-le avec un esprit ouvert, en comprenant qu'il est destiné à vous guider, et non à diminuer vos efforts. 
  • Séparez les commentaires sur votre travail de votre valeur personnelle - il s'agit de la tâche ou du comportement, pas de vous en tant que personne.
  • N'hésitez pas à demander des précisions ou des exemples précis.
  • Examinez les points soulevés et la façon dont ils correspondent à votre perception de votre travail.
  • Fixer des objectifs concrets d'amélioration sur la base du retour d'information reçu.
  • Cherchez de manière proactive à obtenir un retour d'information en demandant des évaluations régulières de votre travail.
  • Remerciez toujours les personnes qui vous font part de leurs commentaires, quelle que soit la nature de leur critique. 

Faire remonter les problèmes de manière professionnelle

Les défis sont inévitables dans tous les contextes, mais il n'est pas nécessaire d'escalader tous les problèmes que vous rencontrez. Comprendre quand et comment escalader les problèmes sur le lieu de travail est essentiel pour résoudre les problèmes de manière efficace tout en maintenant l'intégrité professionnelle.

La première étape consiste à savoir si c'est le cas :

Un défi qui peut être résolu. Un problème que vous avez le pouvoir ou l'expertise de résoudre par la communication directe, le compromis et la résolution collaborative des problèmes entre les parties concernées. Il peut s'agir, par exemple, de désaccords sur les responsabilités professionnelles, de conflits d'horaires ou d'améliorations mineures des processus.

ou

Un problème nécessitant une escalade. Il s'agit d'un problème que vous n'êtes pas en mesure de résoudre en raison de sa complexité, de son ampleur ou du risque qu'il représente. Il peut s'agir de problèmes éthiques, de harcèlement, de blocages de projets importants ou de tout problème présentant un risque pour l'entreprise ou ses employés.

Une fois que vous l'aurez déterminé, nous vous recommandons de suivre les étapes d'escalade suivantes :

  1. Tenter de résoudre le problème : Faites un effort sincère pour résoudre le problème, en consultant vos collègues si nécessaire. Si un mentor vous a été attribué, il peut vous conseiller sur la procédure d'escalade ou vous faire part de son expérience.
  2. Documentez tout : compilez les informations et la documentation pertinentes sur le problème et vos tentatives de résolution.
  3. Choisir le bon canal : Sachez à qui transmettre le problème, qu'il s'agisse d'un superviseur, d'un chef de service ou des RH, en respectant la hiérarchie et les politiques de l'organisation. N'oubliez pas que les RH peuvent vous aider à résoudre des conflits, des problèmes éthiques ou des défis importants tout en garantissant la confidentialité.
  4. Communiquer clairement : Présentez le problème de manière factuelle et objective, en évitant le langage émotionnel. Suggérez des solutions potentielles si possible.
  5. Restez engagé : Assurez le suivi de l'escalade et proposez votre aide pour trouver une solution.

Établir des relations professionnelles

Les stages sont une excellente occasion non seulement d'acquérir de l'expérience dans le secteur, mais aussi de construire un réseau professionnel qui soutiendra votre carrière à long terme. La constitution d'un réseau pendant les stages ouvre la voie à des possibilités d'emploi, permet d'accéder à un mentorat et fournit des informations qui dépassent le cadre du stage proprement dit. 

L'établissement de relations authentiques et mutuellement bénéfiques et la participation active aux activités sur le lieu de travail sont des stratégies clés pour établir ces liens. Pour maintenir ces relations précieuses après le stage, vous devez

  • Prenez régulièrement contact par le biais de LinkedIn ou d'autres plateformes similaires afin de maintenir le dialogue.
  • Informez votre réseau de vos réalisations professionnelles ou de vos nouvelles compétences, en l'invitant à s'engager en permanence.
  • Demandez ouvertement conseil afin d'approfondir les liens et d'obtenir des informations précieuses.
  • Partagez les informations ou les opportunités pertinentes pour montrer votre engagement à l'égard de la valeur de la relation.

Améliorer votre expérience de stage avec Riipen

Si vous avez du mal à trouver des stages dans votre région ou si vous souhaitez simplement élargir vos possibilités, Riipen pourrait être la solution que vous recherchez. La plateforme met en relation les étudiants et les jeunes diplômés avec plus de 30 000 employeurs dans le monde entier, afin qu'ils puissent tester leurs compétences, développer leurs réseaux et acquérir une véritable expérience professionnelle.

Grâce à Riipen, les étudiants sont en contact direct avec des entreprises et des organisations et travaillent sur des projets concrets qui leur permettent de pratiquer et d'affiner leur communication professionnelle, la résolution de problèmes et l'étiquette. Cette expérience pratique est inestimable, car elle donne un aperçu réaliste du monde professionnel.

À l'issue d'un projet, le retour d'information que vous recevez de vos partenaires de projet est précieux. Ils vous donnent un aperçu clair de vos points forts et identifient les domaines à améliorer, ce qui constitue un outil essentiel pour votre développement professionnel.

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Principaux enseignements

  • La maîtrise de l'étiquette professionnelle est essentielle pour faire une bonne première impression lors d'un stage. 
  • La clarté, la concision et le maintien d'un ton professionnel tout en incorporant une touche personnelle sont des éléments clés de la communication.
  • Il est essentiel de savoir quand et comment faire remonter les problèmes pour maintenir l'intégrité professionnelle et résoudre efficacement les problèmes sur le lieu de travail.

L'inscription à Riipen est simple et, surtout, gratuite pour les étudiants et les jeunes diplômés. Pour commencer ce voyage enrichissant, il vous suffit de visiter Riipen, d'explorer les projets qui correspondent à vos objectifs professionnels et de vous inscrire. C'est un pas de plus vers la combinaison de l'apprentissage académique et de l'exposition professionnelle pratique.

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